Términos y Condiciones Generales de Uso — VioptSYS

1 Objeto del Contrato y Naturaleza de Licencia SaaS

Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de la plataforma tecnológica en la nube VioptSYS (Software como Servicio o SaaS), operada por FutuSoftware, destinada a la gestión operativa, inventario óptico, comprobantes internos, tienda virtual de contacto y soporte al registro de historias clínicas optométricas. La suscripción otorga una licencia de uso temporal, no exclusiva, revocable e intransferible; en ningún caso implica cesión patrimonial, compraventa de código fuente ni prestación directa de servicios de salud.

2 Propiedad Intelectual y Prohibición de Ingeniería Inversa

El software, módulos cifrados, arquitectura multi-tenant, interfaces, marcas, logotipos, diagramas, algoritmos y documentación asociada a VioptSYS son propiedad exclusiva de FutuSoftware, protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993 y demás normas de propiedad intelectual vigentes en la República de Colombia. Queda terminantemente prohibido copiar, reproducir, sublicenciar, descompilar, desensamblar, realizar ingeniería inversa, eludir mecanismos de cifrado o compartir credenciales de acceso entre establecimientos no autorizados, conductas sancionables conforme a la Ley 1273 de 2009 (Delitos Informáticos).

3 Alcance Clínico, Exoneración de Mala Praxis y Deberes Sanitarios (REPS / ReTHUS)

• Habilitación y Talento Humano: La óptica Suscriptora y su personal asistencial son los únicos responsables de contar con habilitación sanitaria vigente ante el REPS (Resolución 3100 de 2019), inscripción del profesional en el ReTHUS y tarjeta profesional activa (Ley 372 de 1997).
• Dispositivos Médicos Sobre Medida: El tallado, montaje, calidad óptica y dispensación de lentes y gafas formuladas bajo el Decreto 1030 de 2007 son responsabilidad exclusiva del profesional prescriptor y del establecimiento óptico.
• Inmutabilidad de Historia Clínica (Resolución 1995 de 1999 y Resolución 839 de 2017): El sistema bloquea automáticamente la edición directa transcurridas 24 horas desde la apertura clínica e incorpora Notas Aclaratorias selladas con firma criptográfica SHA-256. La veracidad del examen, agudeza visual, refracción, fórmula y consentimiento del paciente recae íntegramente sobre el Suscriptor y su optómetra.
• Calculadoras Ópticas y Asistente Nexus IA: Las utilidades de transposición, distancia al vértice o sugerencias asistidas son estrictamente orientativas y requieren verificación profesional humana obligatoria antes de cualquier formulación.

4 Responsabilidad Fiscal, POS Interno y Facturación Electrónica (DIAN)

Los comprobantes de venta o recibos emitidos por defecto en VioptSYS incorporan la advertencia visible de “COMPROBANTE INTERNO POS (Sin validez fiscal DIAN)” y tienen finalidad exclusivamente administrativa y operativa mientras no se vincule un proveedor tecnológico autorizado con resolución vigente y CUFE ante la DIAN. El cumplimiento tributario pleno frente a la DIAN (Artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario), declaración de impuestos, facturación electrónica, documento soporte y medios magnéticos es responsabilidad única y exclusiva de la óptica Suscriptora.

5 Tienda Online como Portal de Contacto, Retracto y Garantías

En los términos del Artículo 53 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), el catálogo o tienda virtual habilitada para cada óptica funciona únicamente como un portal de exhibición y contacto comercial directo entre el consumidor y el establecimiento vendedor identificado en la respectiva página. FutuSoftware no vende monturas ni lentes al público, no recauda pagos de consumidores ni responde por despachos, demoras o garantías comerciales. Asimismo, conforme al numeral 3 del Artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, se advierte que los lentes oftálmicos, lentes de contacto y anteojos confeccionados conforme a especificaciones clínicas personalizadas del paciente están exceptuados del derecho de retracto, sin perjuicio de las garantías legales de idoneidad y adaptación exigibles únicamente a la óptica vendedora.

6 Límite Máximo de Responsabilidad Contractual y Exclusión de Lucro Cesante

En la máxima medida permitida por la legislación colombiana, la responsabilidad patrimonial total acumulada de FutuSoftware y VioptSYS por cualquier reclamo, falla técnica o daño directo comprobado derivado de este contrato estará estrictamente limitada al valor total efectivamente pagado por el Suscriptor durante el mes inmediatamente anterior al hecho reclamado, o a $0 COP si el acceso corresponde a un período de prueba o cortesía gratuita. En ningún evento habrá lugar al pago de lucro cesante, pérdida de clientela, daños indirectos, consecuenciales ni sanciones impuestas al Suscriptor por autoridades sanitarias, fiscales o de protección al consumidor.

7 Disponibilidad del Servicio (SLA), Mantenimiento y Fuerza Mayor

La plataforma se suministra bajo modalidad “tal cual” y “según disponibilidad”. Pueden realizarse ventanas de mantenimiento programado o actualizaciones de seguridad necesarias para proteger los datos clínicos. No se asume responsabilidad por interrupciones imputables a proveedores de infraestructura en la nube, fallas del servicio de internet local del establecimiento, cortes eléctricos, ataques de denegación de servicio (DDoS) o eventos de fuerza mayor / caso fortuito.

8 Resguardo de Credenciales y Accesos

Cada Suscriptor y usuario es custodio exclusivo de sus credenciales, contraseñas, códigos de verificación en dos pasos (2FA) y enlaces firmados con token HMAC. Toda operación registrada en el sistema bajo una sesión autenticada se presumirá ejecutada bajo la autorización y supervisión administrativa de la respectiva óptica.

9 Vigencia, Terminación y Plazo de Rescate de Datos (30 Días)

El acceso permanece vigente mientras la licencia periódica se encuentre activa y al día en pagos. El incumplimiento de pago o uso indebido faculta la suspensión del servicio, salvaguardando el acceso a consulta o exportación de información clínica cuando sea legalmente exigible. Finalizada la relación contractual por cualquier causa, el Suscriptor contará con un plazo improrrogable de treinta (30) días calendario para exportar sus bases de pacientes, historias clínicas e inventario mediante los módulos de descarga en Excel, PDF o respaldo SQL. Vencido dicho plazo, el ambiente tenant podrá eliminarse de forma permanente e irreversible.

10 Prohibición de Usos Ilícitos y Prevención LA/FT

Queda estrictamente prohibido utilizar VioptSYS para falsificar prescripciones médicas, comercializar insumos o dispositivos oftálmicos de contrabando o sin registro sanitario INVIMA, suplantar profesionales habilitados o realizar operaciones contrarias a las normas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT).

11 Exclusión de Relación Laboral y Asuntos UGPP / CST

Las herramientas internas de liquidación de comisiones sobre ventas o exámenes sirven únicamente como reporte gerencial para uso del Suscriptor. No existe vínculo laboral, contrato de trabajo, mandato, asociación ni solidaridad laboral o parafiscal (Artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo ni obligaciones ante la UGPP) entre FutuSoftware y los optómetras, vendedores, asesores o contratistas de cada óptica.

12 Cláusula de Indemnidad Integral (Hold Harmless) e Integraciones de Terceros

El Suscriptor se obliga a mantener indemne, defender y reembolsar a FutuSoftware, sus titulares y colaboradores frente a cualquier demanda judicial o extrajudicial, queja administrativa, multa o gasto de defensa formulado por pacientes, clientes, trabajadores, la Secretaría de Salud / Supersalud, la DIAN, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o la UGPP, con ocasión de actos clínicos, venta de productos ópticos, facturación o manejo de personal del Suscriptor. Las integraciones externas opcionales (WhatsApp Business/Meta, servidores SMTP de correo o APIs de inteligencia artificial) están sujetas a disponibilidad y términos de sus respectivos titulares.

13 Comunicaciones Comerciales y Horarios Ley 2300 de 2023

Los recordatorios automáticos o mensajes de seguimiento de salud visual y cobranza cuentan con controles técnicos orientados a respetar la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m.; sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.; prohibición de envío en domingos y festivos en Colombia). Sin embargo, el Suscriptor es el único responsable de contar con autorización previa del destinatario antes de activar cualquier contacto.

14 Aceptación Electrónica (Clickwrap), Formalización y Jurisdicción Colombiana

La aceptación digital mediante casillas de verificación (Clickwrap) en el portal de acceso o solicitud de panel constituye firma electrónica y manifestación inequívoca de voluntad con plena validez probatoria conforme a la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, conservando registro inalterable de usuario, fecha/hora UTC, dirección IP, navegador y versión contractual. El servicio es operado por FutuSoftware actualmente bajo Persona Natural (en formalización comercial como FutuSoftware ante Cámara de Comercio); la eventual constitución e inscripción formal como sociedad comercial en Cámara de Comercio dará continuidad automática al presente contrato bajo los nuevos datos societarios que se publiquen en el aplicativo. Este acuerdo se rige íntegramente por las leyes de la República de Colombia y se somete a los jueces competentes de Colombia.