Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1 Responsable vs. Encargado del Tratamiento (Ley 1581 de 2012)

En el ecosistema multi-empresa de VioptSYS se distinguen estrictamente dos roles bajo la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

• Responsable del Tratamiento de Pacientes: Cada Óptica o Consultorio Suscriptor decide la finalidad clínica y comercial, recaba las autorizaciones de sus pacientes, colaboradores y clientes, y custodia su historia clínica.
• Encargado del Tratamiento: FutuSoftware, como titular de VioptSYS, realiza el alojamiento, cifrado, respaldo técnico y procesamiento automatizado de la información únicamente por cuenta e instrucción de cada Óptica Suscriptora (Art. 3 literal d de la Ley 1581 de 2012).

2 Datos Sensibles de Salud Visual y Tratamiento de Menores de Edad

Los registros de historias clínicas optométricas, agudezas visuales, diagnósticos, fórmulas oftálmicas, anexos clínicos y firmas digitales tienen la categoría de datos sensibles relativos a la salud (Artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012). La Óptica Responsable debe recabar autorización previa, expresa e informada del paciente (con trazabilidad de fecha, finalidad y firma o aceptación digital en el aplicativo), informándole el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles salvo necesidad clínica o deber legal.

Menores de Edad (Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012): Cuando el paciente atendido sea niño, niña o adolescente, la autorización para abrir historia clínica y almacenar sus datos sensibles deberá ser otorgada obligatoriamente por su padre, madre o representante legal debidamente identificado, garantizando siempre el interés superior del menor.

3 Finalidades del Tratamiento y No Comercialización de Bases de Datos

• Finalidad Clínica y Comercial de cada Óptica: Prestación de consulta optométrica, trazabilidad de fórmulas ópticas verificables vía QR/HMAC, órdenes de trabajo a laboratorio, despachos, comprobantes internos y recordatorios autorizados de control visual bajo la Ley 2300 de 2023.
• Finalidad Administrativa SaaS (FutuSoftware): Provisión del software, control de acceso por roles (RBAC), registro de auditoría, mantenimiento de seguridad e incidentes técnicos.
• Cero Comercialización de Datos: FutuSoftware y VioptSYS NO venden, alquilan, ceden ni comercializan bases de datos de pacientes, fórmulas médicas ni historiales de compra a terceros bajo ninguna circunstancia.

4 Medidas Técnicas y de Seguridad de la Información

Implementamos medidas técnicas, administrativas y criptográficas acordes con el riesgo de datos sanitarios: aislamiento lógico estricto multi-tenant por empresa, cifrado de comunicaciones en tránsito (HTTPS/TLS), almacenamiento seguro de contraseñas mediante hashes criptográficos robustos, protección simétrica Fernet (AES) y firmas HMAC-SHA256 para tokens públicos, cabeceras HTTP anti-caché (no-store) en rutas clínicas y exclusión de historial clínico y datos personales (PHI/PII) de la caché offline PWA.

5 Derechos de los Titulares (Derechos ARCO — Art. 8 Ley 1581 de 2012)

Todo titular de datos personales (paciente, cliente o usuario) tiene derecho a: (a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente al Responsable o Encargado; (b) Solicitar prueba de la autorización otorgada; (c) Ser informado respecto del uso dado a sus datos; (d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley tras agotar el trámite de reclamo; (e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no medie deber legal o contractual de permanencia.

6 Procedimiento y Plazos Legales de Atención (Arts. 14 y 15 Ley 1581 de 2012)

Los pacientes deben dirigir sus solicitudes ARCO inicialmente ante su Óptica Responsable (quien administra su historia clínica). Para peticiones dirigidas a FutuSoftware como proveedor tecnológico, se aplican los términos legales de Colombia:

• Consultas (Art. 14): Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. De requerirse prórroga justificada, se informará antes del vencimiento por hasta cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos de corrección, actualización, supresión o revocatoria (Art. 15): Serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo completo (prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles adicionales previa comunicación).

7 Transmisión Internacional en la Nube y Uso de Cookies Técnicas

Para garantizar alta disponibilidad, redundancia y respaldo seguro, la infraestructura en la nube de VioptSYS puede operar en centros de datos ubicados en Estados Unidos (por ejemplo, Amazon Web Services — Región Virginia us-east-1), bajo acuerdos técnicos de confidencialidad y seguridad equivalentes conforme a la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC sobre transmisión internacional de datos entre Responsable y Encargado. La aceptación de estos documentos incluye dicha transmisión técnica.

Cookies: La plataforma utiliza exclusivamente cookies técnicas esenciales de autenticación de sesión, protección anti-CSRF y preferencia visual (tema claro/oscuro). No emplea cookies de rastreo publicitario de terceros.

8 Conservación Legal de Historias Clínicas y Canal de Contacto

Conforme a la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017, la historia clínica y sus notas aclaratorias deben conservarse durante el término obligatorio fijado por la autoridad sanitaria colombiana (mínimo quince (15) años contados desde la última atención, o el término especial vigente). En consecuencia, la solicitud de supresión de un titular no podrá destruir registros médicos cuya conservación obligatoria exija la ley. Canal oficial para consultas de privacidad de plataforma: soporte@vioptsys.com (República de Colombia).